EL ALBARÁN

El albarán es el documento que suele acompañar a una mercancía para acreditar que ha sido entregada satisfactoriamente. Aunque es preciso saber que no todos los albaranes son exactamente iguales. Existen dos tipos de albaranes, que si bien son semejantes, cumplen funciones distintas.

Por un lado, existe un albarán valorado, donde no solo se consignan los datos que demuestran la existencia de una transacción, sino que también se debe incluir el precio individual de cada mercancía, los impuestos, los descuentos y el valor total de la operación.
Por otro lado, el albarán sin valorar, al no valorar económicamente la mercancía, debe mostrar solamente la cantidad de la mercancía y hacer una descripción de ella. Aquí no se deja constancia ni del valor unitario ni del precio final de la operación.
El uso de uno u otro tipo de albarán depende del momento en que se emite la factura y también de las exigencias de cada cliente.

Un albarán debidamente firmado es una garantía que le asegura haber entregado su mercancía de modo satisfactorio. Pero para que el albarán cumpla con sus funciones existen ciertos requisitos o datos básicos e indispensables que usted debe conocer.
Lo primero que debemos tener presente es la numeración o el código del documento. Además de este código, también se podría incluir una serie que haga referencia a un grupo de albaranes. Asimismo se deben incluir los datos del cliente, tales como su nombre y apellidos, dirección, teléfono y CIF o NIF.
En el cuerpo del documento deben ir indicados los artículos que se envían, así como la cantidad y una pequeña referencia de los mismos. Si bien no es necesario especificar las condiciones económicas, ya que el albarán es un documento que solo posee valor como garantía de una mercancía entregada, podríamos incluir esta información, así como las condiciones del pago.
La fecha del documento resulta particularmente importante ya que podría haber dos fechas distintas en él. En ese caso, la primera sería la fecha de emisión del documento. La siguiente sería la fecha de valor, que es la fecha a tomarse en cuenta para efectos de facturación. Con estos datos básicos, nuestro albarán contará con los requisitos básicos para ser un documento válido.